Me voici seule chez moi, avec un projet pharaonique en tête, une montagne d’objectifs et aucune idée sur comment m’y prendre. Je fais mes premières armes en tant qu’entrepreneuse en devenir.
J’ai commencé à chercher des informations sur le net concernant mon thème, puis une boîte, des partenaires… Puis j’ai dérivé sur des sites de fringues, les soldes arrivaient, et puis sur Facebook et enfin j’ai appelé une copine. Résultat de la journée, j’avais l’impression de n’avoir rien fait, d’être parti dans tous les sens. J’en ai parlé à mon homme qui m’a dit de tenter la technique pomodoro.
La technique pomodoro ?
Le nom est étrange, que vient faire une tomate italienne dans tout ça…
C’est une technique de gestion du temps élaborée par Francesco Cirillo depuis les années 1990, afin de maîtriser son temps de travail. L’objectif est de transformer la journée de travail en une succession d’activités, de tâches, et non plus en un temps infini et flou, que sont les heures, les journées, les semaines, une définition temporelle qui nous échappe et nous angoisse. Pour les jeunes parents, il s’agit de prendre exemple sur l’appréhension du temps de nos jeunes choux, à qui il faut énumérer les activités de la journée pour présenter le programme. Oui nous irons jouer au petit parc en face après le repas, un petit dodo, joué un peu à la maison et le goûter : une succession d’évènements plutôt qu’une durée (4 heures) ce qui ne veut rien dire pour eux.
Et la tomate italienne ? Nous y venons.
La journée de travail est décomposée en une succession de tâches, correspondant à un certain nombre de pomodoro. La pomodoro est l’unité de temps. Elle correspond à 30 minutes : 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. Alors pourquoi ce nom ? Parce qu’il est important de mettre un timer afin de cadrer ces 25 minutes et que Francesco Cirillo se servait d’une timer de cuisine en forme de tomate et qu’il est italien.
Les 25 minutes de travail se veulent ininterrompues, exit le check des mails ou de Facebook au milieu et l’objectif est de gérer au mieux ses collègues pendant cette période. Elles sont du temps de travail intense, de concentration sur une tâche et une seule. Ensuite, 5 minutes de pause parce que le cerveau a besoin de repos régulièrement, non nous ne sommes pas des robots, même si certaines personnes tiennent à nous le faire croire au boulot. Tous les 4 pomodoros, nous avons le droit à une grande pause de 15 à 30 minutes pour traîner sur internet, regarder une vidéo ou faire autre chose.
A la fin de la journée, on reporte les observations sur le travail effectué les écarts entre le nombre de pomodoro prévu pour une activité et le nombre réel. L’objectif est de prévoir au plus juste par la suite pour ne pas se laisser déborder et de faire ressortir les pistes d’amélioration possibles.
Mon premier jour
J’avais lu les grandes lignes de la méthode pomodoro sur des blogs sur internet, mais ma première action fut de lire le livre Le livre « The Pomodoro Technique » de Francesco Cirillo. Je vous le conseille, il est très clair mais en anglais. En même temps, je commençais à tester la technique : j’ai été bluffé. Je n’ai pas un excellent niveau d’anglais et une capacité de concentration parfois de l’ordre du poisson rouge. Pourtant, je suis restée assidue et la lecture du livre m’a pris 5 pomodoros ! En temps normal, j’aurais commencé la lecture, puis regardé le nombre de pages, j’aurais scrollé un peu et je serais passée à autre chose. Pourquoi ? Parce que cela m’aurait semblé trop long et un peu décourageant. Tout l’intérêt de la technique est là.
J’ai alors pensé l’organisation de mon travail pour ces prochains mois en activités, qui seront encore composées d’activités appréhendables en pomodoro (pas plus de 5 à 7 pomodoros par activité prévue). Ces dernières sont faisables sur un temps suffisamment court pour ne pas être angoissantes, angoisse qui génère une perte de concentration pour moi et un abandon ou un report de ce que j’avais entrepris.
Ma première semaine : de la concentration et de l’efficacité mais des horaires à mieux cadrer
Cela fait maintenant une semaine que j’utilise cette technique. Je suis toujours ravie. Mon organisation peut être largement améliorée, mais il est plus facile de comprendre les temps perdus, que je me mets à faire autre chose, et pourquoi.
D’abord, je ne m’en sors pas trop mal pour appréhender le nombre de pomodoros sur une tâche. C’est une sorte de jeu. J’essaie un maximum de rentrer dans le temps prévu et je suis très contente quand ça marche.
Il est dur de s’arrêter quand la fin du timer retenti. Je suis dans l’action et j’ai envie de continuer, mais la pause est essentielle, c’est elle qui me permet de tenir sur la durée. Sinon je vais passer à autre chose, commencer à regarder par la fenêtre, avoir soif, une envie urgente de chercher quelque chose sur internet ou de plier mon linge.
Je prends trop de liberté quant à ma répartition du temps entre travail et perso. Je suis jeune maman de deux bambini, adorables, mais sources d’un désordre incroyable et je travaille à la maison. Le linge, gérer des papiers, faire les courses, faire à manger, toutes sortes de tâches quotidiennes m’appellent tout au long de la journée, tout est sous mes yeux. Un déjeuner avec une copine, un appel et hop, mon après midi prévue de pomodoro saute, parce que tant qu’à être en ville, j’en profite pour faire plein de choses. J’ai pensé à intégré ces tâches dans des pomodoros mais cela me semble une mauvaise idée. Je vais plutôt me dédier des plages horaires par semaine pour ça et essayer de m’y astreindre.
Cependant, être à la maison, en période d’exploration, me facilite la tâche. Je n’ai que peu d’appels et de mails, en tous cas urgents. Et ni collègue, ni chef, qui ont des besoins urgents (ils le sont toujours).
Les outils : applications, fichiers info ou ce bon vieux papier ?
Une ribambelle d’applications existe pour aider à organiser son temps selon la technique pomodoro. Francesco Cirillo en déconseille l’utilisation parce que cela crée de la complexité dans une méthode qui se veut très simple en termes d’outils et donc viable dans le temps.
J’ai essayé une application et je suis d’accord avec lui, mettre le timer de mon téléphone me semble beaucoup plus simple et efficace. Je n’ai pas besoin de tous les paramètres de l’application et c’est ajouter un outil là où il n’y en a pas nécessité. Par contre, je n’utilise pas un timer mécanique le tic tic du temps qui passe m’agace, le minuteur de mon iphone est parfais.
Trois tableaux sont les piliers de la méthode :
- to do today : la liste des activités planifiées dans la journée et le nombre de pomodoro estimé pour chacune
- activity inventory : la liste des activités à faire dans l’ordre de priorité et le nombre de pomodoro estimé pour chacune
- reports : le tableau qui permet de faire la synthèse concernant la journée effectuée, les critères notés sont choisis en fonction des sources d’amélioration définies. Personnellement, il est actuellement très simple : les pomodoros prévus / réels et de grandes observations sur mon ressenti, la technique pomodoro, les outils, le temps de travail ou la concentration.
Francesco Cirillo conseille d’utiliser du papier pour la to do today, des tableurs pour les deux autres. Il en propose des versions dans son livre. Personnellement, j’ai trois fichiers sur mon google drive « pro organisation » et je m’en sors très bien comme ça. Je crée un onglet par jour et j’ai ainsi la trace de ce que j’ai fait les jours précédents. Je verrais à l’usage.
Je suis très enthousiaste de la découverte de cette technique. Ayant tendance à me disperser très facilement, je suis étonnée de la concentration dont je suis capable. Cela me permet aussi d’organiser plus efficacement mon travail pour les mois à venir, et l’exploration nécessaire à la création de mon entreprise. Là où je ne voyais qu’un tas informe de pistes à développer et d’idées, j’ai aujourd’hui une vision claire d’axes à développer et de tâches à effectuer, c’est très rassurant et motivant.
Nombre de pomodoros pour l’écriture de l’article : 4, nombre prévus : 2 (j’étais très optimiste !)